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开发信被屏蔽的原因及如何规避这种情况的发生?
编辑:上海九凌网络科技有限公司   发布时间:2022-04-01

当外贸人在开发客户时,总会遇到这样的问题:群发邮件被屏蔽,很多人都不知道怎么解决,这大概是外贸邮件开发客户的一个终极难题了,目前也没有100%的解决方案。毕竟垃圾邮件是神憎鬼厌的东西,为了杜绝垃圾邮件,世界上竟然有“反垃圾邮件联盟”、“反垃圾邮件技术联盟”等这样专门的机构。所以想要顺利的把我们的推广邮件发出去,到达客户的邮箱,我们就必须要了解垃圾邮件的判定规则,尽量避开垃圾邮件相关的特征,在特定的规则里面进行操作。

首先我们需要了解邮件发送的原理是什么?在这里可以举个例子来说明一下让大家比较容易理解,大家可以通过这些故事了解我们想要发送大量的邮件,会有那些障碍,可以采用什么办法规避这些障碍,以及其他需要注意的问题等等。

下面是一张关于电子邮件的发送和投递的流程图

如何发送开发信开发客户?

根据上面的流程图,我们以传统寄信为例,在深圳的张三要寄一封邮件给在广州的李四,那么他要先把信投递到深圳邮局,然后深圳邮局把信送到广州邮局,广州邮局再根据收信人李四的地址,将信送到李四手上。

电子邮件的收发也是同理的,当我们要发送一封电子邮件,比如张三使用QQ邮箱给使用163邮箱的李四发一封电子邮件,那么张三登录QQ邮箱写好邮件点击发送,邮件先提交到了腾讯的邮件服务器,腾讯的邮件服务器根据收件人的邮箱,将邮件先送到网易的邮件服务器,然后网易邮件服务器再将邮件分发到李四的邮箱账号,李四登录邮箱就可以收取张三发来的邮件。这里的腾讯邮件服务器就可以理解为传统寄信的深圳邮局,网易邮件服务器就可以理解为传统寄信的广州邮局。

如果每天发的邮件数量比较少,就比如张三每天拿几封或者几十封封信去深圳邮局寄,深圳邮局不会特别注意他,但是如果有一天,张三突然拉了一货车的信来深圳邮局寄,深圳邮局可能就判断张三在发垃圾信件了,因为正常人一天是不可能需要发送那么多的信件的,而且深圳邮局除了服务张三,还要服务很多其他深圳要寄信的客人,如果邮局的所有工作人员负荷都被张三这一货车的信件占满了,就没有办法给其他客户服务了,所以深圳邮局不可能允许张三这样的行为,那么张三就会受到深圳邮局的发信数量的限制或者直接将张三列入黑名单客户,不再为他提供寄信服务。

这里就是我们要注意的一个细节,在邮件群发时的第一个可能被限制或屏蔽的环节,就是发信邮局(深圳邮局)对发件人(张三)进行了限制或屏蔽,以后凡是张三这个人来寄信,都限定只能帮他寄几封信,或者只要张三来寄信都将他拒之门外,不帮他寄信。同样的道理,如果同一个QQ邮箱每天提交大量的电子邮件到腾讯邮件服务器,那么腾讯邮件服务器就可能会对这个QQ邮箱进行限制或屏蔽。

大胆假设深圳邮局这边不管张三是拉一货车信件来,还是拉一火车皮来,还是帮他把信送出去。张三的信件顺利过了深圳邮局这一关,要开始进入收件人所在的广州邮局的时候,广州邮局不干了,他们觉得你那一货车信放到我的邮局来,就能把我们邮局都撑破了,严重影响我们邮局的工作,而且那么多的信件,也可能是都是垃圾邮件,可能对我们邮局的客户成骚扰,所以广州邮局可能不仅仅是屏蔽和拒收张三寄来的信件,还有可能直接把来自深圳邮局的所有邮件都进行屏蔽或拒收,这个就是群发邮件时第二个可能被屏蔽的环节,就是收信邮局(广州邮局)直接对发信人(张三)或发信邮局(发信邮局)进行了屏蔽或拒收。同理,如果腾讯邮件服务器发送大量邮件到网易的邮件服务器,网易邮件服务器可能对张三的QQ邮箱账号或所有从腾讯服务器发来的邮件都屏蔽或拒收。

再进一步大胆假设张三的运气超级好,两边的邮局都让他通过了,但是广州邮局把信送到李四家的信箱的时候,发现李四的信箱是特别设计过的,如果不符合他信箱的size的信件他就拒收,这些信件就塞不进去他家的信箱。又或者他已经认定凡是张三寄给他的信都是垃圾信件,所以每次邮局送来张三的信,他都直接拒收。所以这是群发邮件时第三个可能被屏蔽的环节,就是收件人(李四)对特定特征的信件进行了屏蔽或拒收。同理,如果李四在他使用的163邮箱设置了黑名单或者垃圾信件筛选过滤字符,刚好你的邮件命中他自己设置的规则,那么你的邮件同样进入不了他的邮箱。

除了上述所说的三个环节各自的屏蔽规则,就电子邮件而言,还有一个与传统寄信不同的反垃圾邮件机制,就是通过识别邮件标题和内容里面的垃圾字符进行屏蔽。所以群发邮件时第四个可能被屏蔽的环节,就是邮件标题或者内容包含垃圾邮件字符。想知道有哪些垃圾邮件触发词汇,可以在Google输入 Email Spam Words to Avoid 就可以查到Email SPAM Trigger Words(垃圾邮件触发词汇)相关的列表。

开发信跟进客户

所以说影响外贸邮件到达率的因素诸多,上述的四个只是诸多因素的其中几个,可谓阻碍重重。我们没有办法去改变别人的规则,所以想要顺利将邮件送到客户那里,那么我们必须要按照别人的规则办事。

在不违反规则的情况下,我们该怎么避开这些障碍呢?

1.购买注册多个邮箱,解决寄信数量问题

邮局对每个人寄信数量是有限制的,如果想要多寄一点信,可以尝试通过请自己的亲戚朋友帮他拿一部分信去寄。亲戚朋友人数有限,而且经常没有时间,他要寄更多的信,只好花钱雇一批人帮他送信,这些人帮他分别把一定数量的信件送到邮局,因为邮局不知道这些信其实都是张三要寄的,所以都接收了信件帮忙寄出去了,张三需要发越多的信,他就雇佣越多的寄信人,通过这个方式,每天的寄信总量就上来了。

同理,一个电子邮件账号的发送数量也是有限制的,解决办法就是张三可以注册多个邮箱账号来发送邮件,但是免费邮箱一个账号一天发送量只有几十封,所以为了发更多的邮件,张三可以选择购买付费的邮箱来发送,因为付费邮箱一个账号每天至少可以发送几百封,这样每个发送账号提交一定量的邮件到邮件服务器,就可以把每天发送电子邮件的总量提升上来。

为什么付费邮箱每天邮件发送数量比免费邮箱多这么多?因为免费账号使用者数量庞大,邮箱服务器负荷也很大,所以在数量上必须要做限制,不然邮件服务器可能会崩溃。而付费邮箱毕竟是给了钱的,所以跟免费的比肯定有区别,不过也不是说付费了就可以无限量的发送了,毕竟所有知名的电子邮箱品牌都要遵守反垃圾邮件联盟的规则,而且还是要维护品牌声誉的,否则如果成为了一个恶名昭彰的垃圾邮件发送品牌,其他的所有电子邮箱品牌都把他们邮件服务器发出来的邮件进行拒收,那就得不偿失了。

所以,要想解决邮件发送数量问题,可以通过购买多个付费邮箱来解决。

2.发信邮局和收信邮局限制问题

每个邮局的服务量和人力都是有限的,所以张三采用分散寄信的方式,分别把信件送到深圳邮局、东莞邮局和惠州邮局进行邮寄,这样我们在一个邮局寄信不多,不会被拒收,就算万一被其中一个拒收了,还有其他邮局的信件能正常送出去,广州邮局拒绝了深圳邮局来的信件,还能接收东莞邮局和惠州邮局的信件。同理,在使用电子邮件的时候,也可以购买不同品牌的邮箱来发送,如腾讯企业邮箱、阿里云企业邮箱、新浪企业邮箱等等,一来分散发送量,二来规避发送服务器和接收服务器的屏蔽风险。

所以,发信邮局和收信邮局限制问题,可以通过购买不同品牌的邮箱来解决。

除此以外还有一个方案解决发信邮局限制问题,就是现在五步法部分会员使用的“自架邮件服务器”的方案,等于自己家开一个邮局,因为这个是自己开的邮局,所以我爱发多少就发多少,完全没有数量的限制,而且我自己发的邮件我自己也不会进行屏蔽。因为邮局是自己的,可以无限申请发送账号,相当于所有员工都任我差遣,今天派这个去送信,如果被认出了拒收了,明天还可以派另外一个人去送信,后天我又换一个新人去送信,每天都是不同的人,一个倒下还有另外一个......当然啦,自己家的邮局毕竟属于私人的,跟其他大品牌的邮箱没有通信协议,所以到达率肯定没有品牌邮箱的那么高,只有很少的一部分收信服务器会接收我们的服务器送过去的邮件。所以“自架邮件服务器”以量取胜,有了一定数量,就算到达率再低,也会有收获的。这个适合那些需要大量发送邮件的人使用。如果你只有少量的数据,比如几万条,而且是比较精准的目标客户数据,那还是建议你使用付费邮箱发送,毕竟这些比较精准的客户资料,最好还是要保证邮件的到达率,开发才能有效果。

3.垃圾邮件字符存在问题

反垃圾邮件系统有一套算法是专门查验高频率出现的内容,然后进行拦截的。我们所能查到的垃圾邮件触发词汇列表,不适凭空总结出来的,具体的算法当然不得而知,但是总的来说,同样的内容出现的频率过高的话,可能慢慢就便成了垃圾邮件了。比如我一天要发1000封邮件,如果只用同一个主题同一个开发信的话,等于同样的主题和内容一天出现了1000次,这是典型的广告或者推广邮件特征,发到后面可能已经被识别为垃圾邮件了,但是如果我同样发1000封邮件,用20个不同的主题,5个不同内容的开发信内容,那么每个主题和内容的出现频率就降低了,被当成垃圾邮件的风险自然也就降低了。所以如果你需要发送大量的邮件,除了邮件标题和邮件内容不要出现现有的垃圾字符之外,还要不断去变化,使用多个不同的主题,多个不同的开发信内容,避免你的同一个标题和内容因为使用过多而被判为垃圾邮件。

所以,垃圾邮件字符问题,可以通过写多个不同的邮件主题,多个不同的开发信内容来解决

值得注意的是,即使准备了很多个不同的主题和开发信,但如果长期不更换,这个也是不对的,因为虽然数量有很多个,但是长期 不更换,你不知道他们在哪一天已经成为了垃圾字符了,说不定发到第二天或者第三天已经被识别了,后面继续发其实也是在做无用功。所以最保险的方法,就是每天都换新的,这也是为什么我们要求每个五步法会员,如果每天都发邮件的话,每天至少要准备2个不同开发信的原因。

通过以上的举例说明,相信大家已经知道我们在发送外贸开发信的时候,已经知道应该要怎么做了。

如何写好开发信

发邮件的同时我们其实也期望得到客户的回复。那么,在写开发信的时候,又如何能够让国外采购商更容易回复呢?

1.主题明确,简明扼要

一封好的开发信首先要做到主题明确,主题上可以采取re:xx co.,ltd/ xx items.最好写上客户的公司名称,随后附上主要经营的产品(也就是你想推销给客人的产品)。

如果只有邮箱,没有公司名称,直接可以简单的注明 xx item,注意主题不可过长,要一目了然;

如果是发给新客人的邮件,主题上尽量避免使用标点符号,或者全部大写,这样容易被系统自动过滤。(当然老客人排除这种情况)

邮件内容需要简明扼要,告知客人从哪里获取联系方式,然后介绍我司的主营产品,希望能和客人有进一步沟通和联系。这样足以,至于后面的细节介绍,可以在建立起联系之后或者在客人有需要问到的时候在进一步详谈。

2.避免语气过于生硬,多采用“pls”,“thanks”,“help”,"could you"etc 礼貌用语,拉近关系,具有人性化。因为每天客人要收到很多的邮件,本来处理起来邮件就是一件很繁琐累人的事情,如果客人看到一封有礼(礼貌)有利(关乎自己公司产品)的邮件,这样回复的几率会大大增加。(当然这个是建立在简单明了的说明自己的意思的基础上,如果使用过于频繁,就会适得其反了,所以这个度大家要有一定的把握)

3.签名处联系方式要详尽,除了要有注明公司的名称和地址,自己的名字,电话,传真,手机号等信息之外,自己有的skype,qq等社交网络联系方式也要一并注明,最好每个公司可以有自己统一的模板,(加上自己公司的司标),就像名片一样,这样客人需要什么信息,可以一目了然的在你的邮件落款处找到,有的客人可能没有和你提前打招呼就会将样品寄给你,这样于人于己都是很方便的。

4.尽量及时回复客户的邮件。客人如果对你的开发信感兴趣给予了回复,第一封邮件很重要,也是你和客人谈判成败的关键,第一需要了解客人需要的信息,如果能及时处理,可以马上回复客人;即便不能马上回复,也要礼貌的回复客人收到邮件,正在处理,什么时候会给客人确切的答复。

开发信格式预览

另外,我们常常重视了邮件内容而忽略了一些细节问题,因此而影响的邮件打开率和送达率着实可惜,那么在发送邮件的过程中,有哪一些很常见的问题是我们需要规避的

不注意预览文本

发送邮件之前要记得先预览一遍文字。预览文字是个很重要的功能,如果不经过预览测试就直接发送邮件,其实常常会出现一些意想不到的问题,预览文字中显示的字符数量各不相同,比如对于Apple Mail,是140个字符,对于大多数其他电子邮件客户端,是35-90个字符,一些电子邮件客户端(比如旧版本的Outlook)根本没有任何预览文本。所以预览的时候要注意整个邮件的内容是否吸引用户,正如标题一样,另外,不要重复你的标题,因为你的空间有限。

使用了带有RE或FWD的标题

这个做法曾经很流行,为了迷惑收件人,让他们误以为是一封之前的有过往来的邮件,因为RE这个标签看起来像是收到邮件的回复,而FWD标签看起来像朋友转发的邮件,但是这种方法早已经不再有效了。相反,还可能损害自己的品牌信誉。

出现语法错误

如果发邮件之前没有仔细检查,就会出现这种低级错误,而这种低级错误的发生往往会使我们丢失一些不该丢失的新客户。据福斯特研究公司(Foster Research)的统计,如果企业在营销的材料中出现了错误的语法,59%的人不太可能会使用这家企业的产品或服务,语法代表着公司的专业与信誉,Google文档和Microsoft Word不够专业,无法检查语法,因此,我们需要更加注意,自我检查。

被标记为垃圾邮件

邮件发多了,这会成为营销人员无可避免踩到的雷。如果不希望自己的邮件被标记为垃圾邮件,要注意几点原因:

1、一些营销人员为了省事,会选择发送单一的图像邮件,但往往这些邮件最终会出现在垃圾邮件文件夹中,因为ISP无法读取它们,所以就把它标记为垃圾邮件。

2、频繁发送无价值的内容,也会被标记为垃圾邮件。

3、还有购买的邮件列表,也会使某些邮箱已经在Spamhaus(邮件陷阱)中,在这种情况下,你的邮件服务器就会被列入黑名单。

标题中出现不必要的标点符号

多余的标点符号会成为一封开发邮件中最大的败笔,会让这封邮件内容看起来十分的累赘。过多的标点符号已经不再受欢迎,就像RE和FWD标签一样,一些最不受欢迎的、不必要的标点符号是:多个感叹号、表情符号、星号等。除非通过A/B邮件模板测试证明是成功的,否则尽量不要用这些标点符号,这些标记的不专业性将降低邮件的打开率,进行邮件营销时,尽量进行多个模板的测试,A/B邮件模板测试是找到合适的受众的重要组成部分。

邮件未在在手机端被优化,显示达不到效果

当下的人们已经越来越习惯于使用手机等移动设备阅读邮件,据Litmus统计,53%的人们打开邮件会在通过手机,如果发送的邮件没有针对移动设备进行优化,也将大大降低邮件的效率,互联网已经改变了人们的原有的在PC打开邮件的习惯。因此,移动优化是至关重要的,这一点对于营销人员来说已经是一个共识,所以许多网站都针对移动设备进行了优化。

邮件中使用过多术语

专业术语大多是晦涩、不易一眼看懂的,如果是本行业的人看到邮件里含有专业术语会觉得你们公司很专业,但是,开发信也有可能会被发送给其他行业的客户,其他行业的客户看到过多的专业术语就会失去想要阅读下去的欲望。但是,不适用术语也是一件比较困难的事情,那么,这时就是同义词可以用起来的时候了。使用简单的写作风格会使得读者更易于阅读,知道你在说什么,更容易抓住客户的注意力。

商务邮件使用非专业字体

手写体固然是非常有特色,但是要分场合使用的,对于商务往来邮件,字体颜色大小还是要规范些好,最重要的原则是让客户便于阅读。通常,最好选择10-12号字号,易读的字体,像是Arial,Calibri或者Times New Roman,颜色当然是黑色最为保险。

归根到底我们的目的都是为了解决问题以及更好的服务于更多的客户,达到双赢的效果。所以我们要从每一步,每一个小的细节中多加注意,在写完每封邮件的时候再斟酌一下,看看是不是能够更加精简,又能回复客人的疑问。